Bersumbangsih dengan Menfaatkan Sistem Informasi
Jurnalis : Agus (Tzu Chi Batam), Fotografer : Supardi (Tzu Chi Batam)
Sistem Informasi mengurangi beban dan jumlah relawan di bagian info-consent.
Program vaksinasi Covid-19 terus digalakkan oleh Pemerintah. Aula Tzu Chi Batam pun dipercaya untuk menjadi salah satu lokasi vaksinasi oleh Dinas Kesehatan Kota Batam. Tidak tanggung-tanggung, sejak Maret 2021, setiap program vaksinasi dilaksanakan, ada lebih dari 1.000 peserta yang ikut serta.
Sejak awal pemerintah memberikan gambaran secara garis besar bagaimana menjalankan program vaksinasi. Setelah itu, Tzu Chi Batam mencoba implementasi apa yang telah diarahkan. “Setelah implementasi kami merasakan banyak sekali kekurangan, sehingga setiap kali kami lakukan, bertahap kami mulai membenahi. Jadi satu per satu bagian kami tata supaya pelaksanaan vaksinasi lebih lancar dan cepat,” ujar Yasin, Ketua Koordinator Kegiatan Tzu Chi Batam.
Yasin (kanan) mengharapkan vaksinasi Tzu Chi dapat memberikan kenyaman dan kehangatan bagi para penerima vaksin.
Percepatan proses vaksinasi merupakan prioritas utama dikembangkanya Sistem Informasi Vaksinasi Tzu Chi.
Pembenahan demi pembenahan terus dilakukan, salah satunya adalah pada bagian pengisian formulir sebelum divaksin. Sejak awal, pengisian formulir menggunakan tulisan tangan sehingga banyak waktu yang terpakai dan dapat menyebabkan terjadinya kerumunan. Di samping itu, tulisan tangan juga berpotensi menimbulkan kesalahan penulisan maupun kesalahan penginputan data akibat beberapa tulisan tangan yang agak sulit dibaca.
Hal ini mendorong relawan Tzu Chi Batam untuk memikirkan metode agar pengisian data dapat berjalan lebih lancar. Satu-satunya cara yaitu dengan menggunakan program sistem informasi untuk menginput data.
Yasin menyampaikan ada beberapa manfaat yang diharapkan dengan menggunakan sistem informasi, “Pertama ketika mereka datang, data mereka itu sudah kami pegang dan ketika di-print, itu sangat rapi, berbeda dengan tulis tangan. Kedua, kita menghindari kesalahan. Ketiga yang kita dapatkan ialah kecepatan.”
Melanjutkan Perjuangan Sistem Informasi Vaksinasi yang Tertunda
Tzu Chi mengimplementasikan Sistem Informasi di bagian verifikasi data.
Jika ditelurusi lebih lanjut, proses pembuatan sistem informasi ini mengalami berbagai rintangan. Sekitar bulan Juni, ketika relawan Tzu Chi Batam merasa perlu melakukan pembenahan pekerjaan manual menjadi menggunakan sistem informasi, Megawati, Wakil Ketua He Qi Batam mencari sepupunya, Timotius Jemmy yang bekerja sebagai programmer. Tanpa pikir panjang, pria yang kerap dipanggil Timo ini langsung menyanggupi dan menyatakan ingin bersumbangsih secara gratis. Megawati beberapa kali datang ke rumahnya untuk menjelaskan seperti sistem yang Tzu Chi butuhkan saat vaksinasi. Prototipe akhirnya selesai dibuat, namun masih perlu beberapa perbaikan.
Bulan Juli, kasus Covid-19 meningkat drastis di berbagai daerah di Indonesia, salah satunya di kota Batam, Timo terdiagnosa positif Covid-19 dan sangat disayangkan ketidakkekalan tiba. Timotius Jemmy meninggal dunia pada 6 Juli 2021. Di kala itu, sumbangsih pertama untuk Tzu Chi selama hidupnya belum dapat terealisasi secara penuh.
Setelah kepergian Timo, Megawati segera bangkit kembali dan mencari orang lain untuk membuat program ini. Jodoh baik mempertemukan seorang programmer bernama Agustinus Albert. Rutinitas kerja yang sangat sibuk memaksa Albert harus menggunakan waktu menjelang tidur untuk mengerjakan program ini.
Pengisian formulir secara manual oleh peserta sebelum sistem informasi diimplementasikan.
Setelah program selesai dibuat, Tzu Chi Batam melakukan uji coba untuk memastikan dapat benar-benar mengurangi beban kerja relawan. Albert sangat sukacita ketika melihat hasil kerja kerasnya dapat bermanfaat bagi masyarakat. “Saya sangat terharu banget bisa mempunyai kesempatan untuk bersumbangsih,” ujar Albert.
Pada tanggal 11 September 2021, Tzu Chi Batam melakukan vaksinasi jenis Moderna untuk pertama kalinya bagi warga kota Batam yang belum divaksin. Dibantu dengan program yang dibuat Albert, sebanyak 1.025 peserta vaksinasi tidak lagi mengisi formulir secara manual melainkan mencetak langsung data yang sebelumnya sudah tersimpan di sistem informasi.
Megawati, Wakil Ketua He Qi Batam mengharapkan adanya sistem informasi pada kegiatan vaksinasi.
Program ini juga terasa manfaatnya buat relawan yang sebelumnya membantu peserta vaksinasi untuk mengisi formulir secara manual. Salah satu relawan di bagian info-consent, Hemma menyambut bahagia dengan program ini, “Sangat membantu. Manfaatnya jadi lebih cepat kerjaan kita, terus kita juga tidak terjadi penumpukan orang-orang antre terlalu banyak.”
“Kadang kasihan juga peserta vaksinasi kadang-kadang ada yang sudah lanjut usia, terus ada yang anak-anaknya tidak bisa ditinggal di rumah. Terpaksa orang tua yang mau divaksin membawa anak, jadi jika antri terlalu lama saat cuaca panas, anak-anak pasti nangis dan merasa gerah. Jadi dengan sistem baru ini sangat membantu sekali”, imbuh Hemma.
Koordinator Kegiatan Tzu Chi Batam, Yasin berharap tidak hanya kecepatan vaksinasi yang didapatkan oleh Tzu Chi. “Kami mengharapkan orang yang vaksin ke sini, mereka bisa mendapatkan kenyamanannya. Kami sudah mendengarkan banyak inputan, vaksinasi di Tzu Chi cukup nyaman. Itu salah satu yang kita harapkan dan kita juga mengharapkan mereka sudah vaksin di Tzu Chi, mereka bisa lebih mengenal apa itu Tzu Chi”, tutupnya.
Editor: Metta Wulandari
Artikel Terkait
Terus Mendukung Percepatan Program Vaksinasi Covid-19 di Kota Bandung
15 September 2021Tzu Chi Bandung bekerja sama dengan Puskesmas Garuda menggelar vaksinasi Covid-19 bagi warga Dunguscariang, Kecamatan Andir, 11 September 2021. Vaksinasi dengan target 1.650 orang ini digelar di Aula Tzu Chi Bandung.
Memutus Rantai Covid-19, Masyarakat Sambut Positif dengan Ikut Vaksin
29 Maret 2021Tzu Chi Makassar bekerja sama dengan Pemerintah Kota (Pemkot) Makassar menyelenggarakan program vaksinasi Covid-19 bagi masyarakat khususnya lansia dan relawan Tzu Chi, mulai Kamis, 25 Maret 2021 hingga Sabtu, 31 Maret 2021.
Vaksinasi Covid-19 di Lampung
23 Juni 2021Pada Jumat, 18 Juni 2021 Yayasan Buddha Tzu Chi Indonesia Kantor Penghubung Lampung mengadakan vaksinasi Covid-19 yang bekerjasama dengan Polda Lampung. Dalam kegiatan ini, sebanyak 230 peserta yang berhasil divaksinasi.
Sitemap